Saturday, May 8, 2021
Український бізнес журнал

Ефективні комунікації при віддаленій роботі: лайфхаки підприємців

Планірки стоячи, жарти в загальних чатах і small talk — лише мала частина прийомів, які використовують робили і керівники, щоб налаштувати взаємодія команд при дистанційній роботі.

By regbnm , in Інтернет Біизнес Маркетинг , at 19.05.2020

Менш болісно перейти на удаленку вдалося тим, хто і до пандемії практикував такий режим. Вони вже встигли налаштувати всі необхідні для роботи сервіси, навчилися планувати завдання за допомогою зручних онлайн-инструментсв. Але сьогоднішня ситуація змусила і їх вигадувати нові підходи, щоб підтримувати ефективність на рівні.

Ми попросили представників різних бізнесів поділитися своїми секретами віддаленої роботи.

Ось що вони роблять

1. Використовують чек-листи, проводять наради і дотримуються режиму

Ілля Богін, керуючий партнер Insight Group, рекомендує відрізняти інструменти, що вимагають миттєвої реакції, від інструментів довгого горизонту управління. До перших належать чати — їх потрібно використовувати тільки для миттєвих повідомлень («терміново зробіть те-то», «клієнт просить те-то»), до других — електронні листи або дзвінки по телефону.

«Я рекомендую переводити команду на удаленку максимально плавно: пояснювати людям, як і що буде відбуватися, давати їм тестове час на адаптацію до нової реальності і нових інструментів на зразок того ж Trello, — радить Ілля Богін. — Потрібно подцержать співробітників і пояснити їм, чого ви від них чекаєте. У всіх різні ситуації вдома, і кому-то фізично складно зосередитися посеред великої сім’ї і маленької квартири».

Багато клієнтів зараз працюють ненормовано, в результаті робочий день на удаленке для багатьох тільки розширився, і треба стежити, щоб люди не надто переробляли. При цьому, щоб отримати той же фінансовий результат, що і раніше, потрібно в два-три рази більше зусиль.

Принципи віддаленої роботи Insight Group

Щоденні наради вранці о 10 годині всі підключаються до Zoom. Співробітники розповідають про результати за попередній день, свої плани на сьогоднішній день, задають питання. Директора розповідають про пріоритети, плани на день, поточної ситуації в бізнесі.

Регулярні созвони з відділами — наприклад, з відділом по роботі з клієнтами, з відділом методології. Необхідні для обговорення конкретних завдань.

Відсутність додаткового контролю — у компанії прийнято довіряти один одному. Важливо не кількість відроблених годин, а результат і продуктивність.

Відстеження результатів. В щоденному режимі — кількість дзвінків і обсяг угод, які перейшли в певний статус. Щотижня — кількість дзвінків у відділі продажів, кількість надійшли в роботу угод і їх суму, швидкість і якість реалізації проектів.

Використання чек-листів у щоденному режимі. В чек-лист заносяться основні точки уваги, які мають значення. У них чотири розділу: ефективність, режим, їжа і спорт. Кожен відзначає свої пріоритети. «Наприклад, якщо я вирішив на цьому тижні приділити увагу бігу і кардиотренировкам, то ставлю мету: за цей тиждень пробігу не менше 30 км. І далі дотримуюся цієї мети», — уточнює Богін.

Застосування формату роботи Pomodoro: день розбивається на короткі відрізки, на кожному з них відводиться конкретну справу, на якому ви фокусуєтеся повністю. Після завершення роботи над задачею можна зробити перерву. Важливо перемикатися.

Спорт і харчування. Без них ефективного робочого дня не буде. «Якщо ви не стежите за режимом сну, харчування і руху, в умовах карантину та удаленки ви просто не зможете добре працювати», — упевнений керуючий партнер Insight Group/

2. Завели внутрішній Telegram-канал і відмовилися від зайвих звітів

Комерційний директор і партнер російсько-французького бюро «М. К. З» Анастасія Семенченко працює з проектувальниками, архітекторами та дизайнерами. Для них дистанціонка — звичний формат роботи.

«Важливі софт, робота в хмарі і робоче місце, — каже Анастасія Семенченко. — Наша компанія вже п’ять років працює в Autodesk Revit, ми використовуємо BIM-технології, працюємо в Sketch Up, 3DMax та інших програмах. При переході на віддалений режим ми перевстановили ці робочі місця працівників будинку.

Що стосується хмари, ми працюємо в середовищі загальних даних CDE (Common Data Environment), використовуємо програму BIM 360 і велику увагу приділяємо подцержке офісного сервісу. Наші системники за кілька днів проробили колосальну роботу, щоб все продовжувало працювати і поза офісу».

Принципи віддаленої роботи «М. К. З»

Кожен робочий день починається з планерки в WhatsApp (для невеликих груп) або Zoom (якщо бере участь багато людей).

Важлива особиста дисципліна кожного і регулярне інформування команди. Щоб повідомляти важливі новини, завели внутрішній Telegram-канал.

Боротьба з внутрішньої бюрократією. Щоб не витрачати багато часу на созвони і зустрічі в Skype, потрібно намагатися довіряти членам команди і позбавлятися від зайвих звітів.

3. Розсилають хороші новини і проводять онлайн-зустрічі з цікавими співробітниками

У компанії «Біосфера» велика частина співробітників переведена на віддалений режим і проводить Zoom-наради і конференц-колли на регулярній основі.

Щоб підтримати бойовий дух у колективі, був вапущен дайджест, в якому зазначаються «супергерої компанії»: працівники заводу, торгові представники, логісти. Таким чином компанія захотіла відзначити людей, чия роль у нових реаліях зросла. На час карантину також випускається розсилка «Хороші новини».

Компанія навчилася знімати корпоративні та рекламні ролики в непростих умовах, до яких всім потрібно адаптуватися. «Відео про те, як дівчинка готує паска, поки мама працює лікарем і рятує життя, зняли всього за тиждень, — пояснює директор з персоналу Сергій Фролов. — Так як герої перебувають в ізоляції, їх будинки автоматично стають локацією для зйомки.

Через карантин у знімальної групи немає можливості бути присутнім на всіх локаціях, тому практично всі кадри знімаються самими акторами, які виконую ще і роль операторів, отримуючи всі інструкції дистанційно. Музика грає основну роль для наших роликів — у нас з’явився гімн карантинного часу врозьМЫвместе».

Принципи віддаленої роботи в компанії «Біосфера»

В умовах загальної соціальної ізоляції комунікації важливі як ніколи. Тому компанія активно освоює новий для себе формат онлайн-діалогів з цікавими співробітниками Zoom.

Діалоги називаються Business 3am Session і будуються наступним чином: один з керівників задає питання, а іншої — відповідає, на наступній зустрічі вони міняються місцями. «Керівники діляться планами на майбутнє, розповідають про пережиті труднощі і діляться порадами про те, як пережити кризу, — ділиться подробицями Сергій Фролов. — Такий формат допомагає скоротити дистанцію між керівництвом і співробітниками, і знизити тривожність».

Для ефективних комунікацій створені загальні чати по відділам. Планування завдань у поточних умовах стало не щомісячним, а щотижневим.

4. Проводять наради стоячи і знімають офіси співробітникам, яким важко працювати вдома

За словами Тимура Валишева, СЕО і співзасновник JivoSite, для його компанії хоум-офіс — це вже частина корпоративної культури. Тому ще на стадії найму нового співробітника приділяється увага тому, чи є у нього всі необхідні умови для віддаленої роботи: хороша техніка, навушники, камера для відеозв’язку, окреме робоче місце. Якщо у кандидата є діти і він не може «самоизолирсваться» від них вдома, йому знімають невелику квартиру або офіс.

Ще до пандемії удаленка була важливою складовою стилю життя деяких співробітників. Вони могли працювати з будь-якого міста, зимували в Індії та Таїланді. Зараз переведені на удаленку відділ продажів і бухгалтерія.

Принципи віддаленої роботи JivoSite

Активне використання в роботі таск-трекерів. Розробники ставлять завдання в Jira, інші команди — в Asana. Раніше в якості корпоративного месенджера використовувався Slack, а зараз є командні чати, спілкування відбувається в Jivo. База знань для співробітників зібрана в Confluence. Для спілкування з клієнтами використовують свій бізнес-месенджер JivoSite.

Використання KPI та метрик. Вони такі ж, як і в офісних співробітників. «У відділу продажів ми дивимося на конверсію і виручку на лидах, — пояснює Тимур Валишев. — Для техпідтримки головні показники — це швидкість реагування на питання і його рішення, якість обслуговування клієнтів. Програмісти раз в квартал обговорюють успіхи і досягнення з керівниками команд».

Щоденні наради у Zoom вранці. Зустрічі проходять стоячи, що стимулює говорити коротко і по справі.

Відстеження статусу завдань і проміжних етапів. «Команди комунікують між собою, а не роблять свою роботу поодинці, тому всі в курсі, на якій стадії знаходиться проект», — розповідає Тимур Валишев.

Регулярні созвони команди. Це необхідно для того, щоб програмісти демонстрували нові функції і поліпшення в продукті. Також проводяться щотижневі зустрічі керівників команд, на яких вони діляться результатами, обмінюються досвідом і планами на наступний тиждень.

5. Використовують методику канбан і не забувають про діловому стилі одягу

Директор кадрового агентства IBC Human Resources Лариса Богданова зізнається, що її команда була повністю готова до удаленке. У кожного співробітника є весь необхідний для цього інструментарій: ноутбук з CRM 24/7, Skype, TeamViewer, Zoom. Але зараз агентство відчуло необхідність в освоєнні японської методики канбан, і для цього вивчає Trello.

Принципи віддаленої роботи агентства IBC Human Resources

Використання трьох типів зустрічей:

  1. Обов’язковий командний Skype-мітинг у 11:45-12:15 — обговорюємо нові продукти по підбору персоналу.
  2. Обов’язковий командний Skype-мітинг у 14:40-15:00 — обговорюємо не тільки робітники, але і неформальні питання (говоримо про дітей, вихованців, прочитаних книгах і посмотренных вебінарах).
  3. Індивідуальні відеокімнати з керівником один раз в тиждень.

Впровадження системи щоденного планування: вранці обговорюються завдання на день, ввечері підводяться підсумки. На планерці в понеділок також підводяться підсумки і плануються робочі завдання.

Перехід на онлайн-навчання. Команда вже пройшла навчання за програмою «Клієнтський сервіс» і вже запланувала другий модуль на травень.

«У нашому графіку важко розслаблятися, тому що кожен день у нас може бути 4-5 зустрічей з потенційними кандидатами, — зазначає Лариса Богданова. — При цьому макіяж і діловий стиль одягу обов’язкові».

На удаленке співробітники більше жартують в чатах і активно використовують emoji, гифки і стікери.

6. Підводять підсумки кожну тиждень і телефонують на проміжних етапах

Школа Управління вже кілька років користується «Бітрікс24», тому перехід на удаленку не склало особливих труднощів. У компанії сервіс використовують для постановки і контролю завдань, а також для ведення клієнтів.

Співробітники, які не змогли організувати собі робоче місце (немає якісного інтернету або будинку слабкий комп’ютер, а з офісу не встигли забрати), були виключені з робочого процесу. «На жаль, зараз немає часу і можливості займатися благоустроєм робочого місця кожного, — говорить Анастасія Боровська, директор Російської Школи Управління. — Той, хто бажає залишатися в команді, сам робить все можливе, щоб показати зацікавленість та активну позицію».

Принципи віддаленої роботи Російської Школи Управління

Керівникам важливо спілкуватися зі своїми співробітниками 1-2 рази в тиждень у форматі «живих» нарад (по Skype або Zoom).

«Знаходячись далеко один від одного, багато хто не бачать цілісної картини роботи команди, не можуть правильно оцінити результати роботи, — пояснює Анастасія Боровська. — Раніше головною ілюстрацією доброї роботи були повні аудиторії і жваві загальні зони в офісах. Зараз цього немає, все навчання переведено в онлайн».

Оцінка роботи кожного, команди, групи учасників відбувається за результатами і у встановлений момент часу.

За словами Анастасії Борівський, компанія продовжує жити робочим ритмом тривалістю в один тиждень і підводити підсумки. Як зазвичай, ставляться завдання, далі визначаються етапи і контрольні точки по їх реалізації. Але на проміжних етапах доводиться частіше розмовляти і спілкуватися для уточнення деталей.

«Дуже зручно стало організовувати зустрічі: повідомив про початок, дав посилання на зустріч з порядком і отримав підтвердження. І що мені подобається — ніхто не спізнюється на наради, немає відмовок, що в пробці застряг або клієнт затримав».

7. Закладають час на small talk і використовують брендований фон для дзвінків

Незважаючи на те, що в компанії NGENIX добре автоматизовані всі бізнес-процеси і використовуються SaaS-інструменти для управління бізнесом, переклад команди на удаленку став для неї викликом.

Команди давно використовують Confluence в якості бази знань і платформи для колаборації, lira як таск-менеджера, Zoom для спілкування всередині команди і з клієнтами, Microsoft Teams — для швидкої організації проектних команд, спілкування всередині відділів, незапланованих нарад.

«Віддалена робота стала перевіркою рівня проектної культури в нашій компанії, — говорить комерційний директор NGENIX Костянтин Анохін. — Ми не запроваджували жодних нових рішень та інструментів, а просто трохи адаптували сценарії їх використання».

З замовниками спілкуються у Zoom. Але під час сеансу відеозв’язку відділ продажів задіює брендовані фони або одяг з корпоративною символікою, щоб краще запам’ятатися потенційним клієнтам.

Принципи віддаленої роботи компанії NGENIX

Крім формату віддаленої роботи використовується принцип розподіленої команди. Це означає, що для функціонування бізнесу процеси різних департаментів та відділів повинні постійно синхронізуватися. Бізнес-процеси при цьому мають бути оцифровані і налагоджені.

Продовжують діяти внутрішньокорпоративні традиції: загальні збори Zoom, на яких оголошуються зміни та особисті ініціативи співробітників. Зараз онлайн-зустрічі проводяться частіше, раз на тиждень, і додатково закладається час на small talk для неформального спілкування.

Формування цілей компанії на квартал за методикою OKR (Objectives and Key Results), планування цілей і завдань для департаментів, відділів і співробітників.

«В цьому кварталі ми впровадили в OKR нове завдання: збереження ефективності в умовах розподіленої віддаленої команди, — говорить Костянтин Анохін. — Також додали щоденні спринти всередині відділів та загальні онлайн-зустрічі команди для фіксування результатів. У деяких відділах проводяться короткі зустрічі двічі на день — по плануванню і за результатами роботи за день. Так ми можемо оперативно вирішувати виникаючі проблеми і синхронізуватися.

8. Шукають баланс і планують роботу на два місяці вперед

В ICL Services ще до карантину застосовували Teams. Крім цього сервісу для вирішення термінових питань використовують месенджери і Skype.

У поточній ситуації онлайн-активності панируются на короткостроковий період — на 1-2 місяці.«Якщо ситуація ще довгий час буде залишатися напруженою і дистанційна робота буде продовжена, маркетинг продовжить активну роботу в онлайн-просторі, — каже PR в ICL Servises Аріна Васильєва».

Принципи віддаленої роботи ICL Servises

Планерки проводяться регулярно два рази на тиждень.

Всі знаходяться на своїх «домашніх робочих місцях» за комп’ютерами, тому ніяких проблем зв’язатися з колегою не виникає.

Важливо виділяти обідню годину, передбачений законодавством. Це дозволить відпочити і сконцентрувати увагу на другу половину робочого дня. Так само важливо вчасно «йти» з роботи, вимикати комп’ютер.

Comments


Добавить комментарий


Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *